Przyjęcie do serwisu i protokoły

Jak przyjąć sprzęt przy ladzie, wypełnić protokół i domknąć podpis / PDF.

Start przyjęcia z dashboardu CRM

Przyjęcie do serwisu to przepływ ladą (sprzęt na stół), nie sprawa opieki z umowy. Karta — nowa albo już w systemie — jest w jednym formularzu. Otwórz je z dashboardu CRM, z listy Spraw albo z paska (na tablecie i telefonie: menu Nowe). Tworzy sprawę typu przyjęcie i prowadzi do protokołu.

Otwórz CRM → Dashboard albo Sprawy.
Wybierz Przyjęcie do serwisu.
Uzupełnij dane klienta / sprzętu i zapisz, żeby powstała sprawa + protokół.

Klient już w systemie

Wpisz firmę albo osobę, telefon albo e-mail. Wystarczy początek nazwy firmy albo nazwiska — system pokaże kartę firmy i osoby prywatnej. Nazwisko kontaktu w firmie pokazuje kartę tej firmy (z imieniem i nazwiskiem kontaktu). Użyj tej karty podpina sprawę. To inna osoba / To inna firma tworzy nową (np. żona z numerem męża). Po poprawce danych podpowiedź znika albo się odświeża. Ten sam telefon lub e-mail nie utworzy drugiej karty, dopóki nie wybierzesz. Samo podobne nazwisko bez telefonu i maila tylko ostrzega.

Po Użyj tej karty lokalizacja, kontakt i sprzęt (CRM + RMM) ładują się chwilę. Gdy na karcie jest jeden kontakt, jedna lokalizacja albo jedno urządzenie, pola są już uzupełnione. Przy kilku urządzeniach lista zostaje pusta — wybierasz sam, bez pierwszego z brzegu. Istniejące urządzenie zostaje nieaktywne tylko wtedy, gdy po załadowaniu nic nie ma. Typ i status wybranego sprzętu są po polsku (np. Komputer, Aktywne).
Stały klient z umową: zwykle zwykła Sprawa CRM, nie intake walk-in.
Po utworzeniu możesz wrócić do sprawy z listy Spraw.
Hasło urządzenia zapisuje się w sejfie. W formularzu przyjęcia oczko przy Haśle do komputera pokazuje, co wpisałeś. Na karcie sprawy odsłaniasz je oczkiem przy kropkach pod tytułem sprawy. To samo oczko jest w polu Hasło w protokole (dla technika) i na karcie klienta. Na dokumencie dla klienta w polu Hasło jest przekazano serwisowi — bez plaintextu i bez notatki o sejfie.
Uwagi wewnętrzne to notatka tylko dla serwisu (np. komu oddać sprzęt, jak płaci). Nie wchodzą do opisu, protokołu, PDF ani maila. Na karcie sprawy dopisujesz kolejne wpisy i edytujesz je także po podpisie. Przy każdym wpisie widać technika, który go dodał. Dodatkowe informacje zostają na protokole, który klient podpisuje.

Protokół, podpis i finalizacja

Protokół przyjęcia otwierasz pod ścieżką serwisową (protocol). Klient składa podpis (tablet / ekran), Ty domykasz dokument. Po finalizacji PDF bywa blokowany do edycji — sprawdzaj dane przed zatwierdzeniem.

Otwórz protokół z przyjęcia / sprawy.
Uzupełnij opis sprzętu, stan i warunki. Hasło urządzenia wpisujesz przy przyjęciu — idzie do sejfu; na dokumencie dla klienta jest „przekazano serwisowi”.
Zbierz podpis klienta (patrz niżej) i zatwierdź / wygeneruj PDF.
Wyślij dokument mailem, jeśli poczta CRM jest skonfigurowana.

Podpis klienta: tablet Wacom STU albo ekran

Nad polem podpisu wybierasz Sposób podpisu. W panelu nie ma ustawienia modelu tabletu i nic nie trzeba przełączać per firma. Wybór jest zapamiętany na tym komputerze (w tej przeglądarce), więc każde stanowisko może pracować inaczej. Ten sam wybór działa przy protokole przyjęcia, protokole wydania i przy Twoim podpisie w Ustawieniach.

Tablet Wacom STU — klient widzi protokół na ekranie tabletu i zatwierdza podpis przyciskiem OK na tablecie (są też Wyczyść i Anuluj). Kliknij Start — podpis na STU, żeby zacząć.
Na ekranie — podpis myszą, palcem (ekran dotykowy, tablet z przeglądarką) albo rysikiem / piórem tabletu graficznego (np. Wacom Intuos, One by Wacom). Potem Zapisz podpis.

Na komputerze z Windows domyślnie jest tablet STU, na urządzeniach dotykowych i poza Windows — podpis na ekranie. Możesz to zmienić jednym kliknięciem.

Co potrzeba do tabletu STU:

Windows i zainstalowany pakiet Wacom STU SDK / STU-SigCaptX (lokalna usługa, pobierasz ze strony Wacom dla deweloperów). Bez tej usługi tablet STU nie zadziała w przeglądarce.
Tablet podłączony przez USB. Model jest wykrywany automatycznie. Sprawdzony: STU-520; usługa Wacom obsługuje też STU-300, 430, 500, 530, 540 i 541.
Jeden tablet STU na komputer — przy kilku podłączonych używany jest pierwszy.

Gdy coś nie działa:

„Czekam na usługę SigCaptX” / „Brak połączenia z usługą SigCaptX” — usługa nie jest zainstalowana albo uruchomiona. Aplikacja pokaże wtedy przycisk Podpisz na ekranie, żeby nie blokować przyjęcia.
„Nie znaleziono tabletu STU (USB)” — sprawdź kabel albo wybierz Na ekranie.
Pusty ekran tabletu — kliknij Start jeszcze raz, bez odpinania USB. Zamknij inne programy Wacom, które mogą trzymać tablet.

Kopia PDF jest też w Dokumentach na karcie klienta — typ to Protokół przyjęcia. Protokół wydania/odbioru ma osobny typ.

Twój podpis / pieczątka technika — w profilu użytkownika (jeśli wymagane).
Dane serwisu na protokole (nazwa, siedziba, telefon, e-mail, NIP) zmieniasz w Ustawieniach → Preferencje → Dane firmy (protokół) (administrator). REGON / KRS zostają na fakturach i stopce maila — na protokole przyjęcia nie są potrzebne. Administrator widzi na karcie sprawy link Edytuj dane serwisu. Karta Opis na sprawie nie pokazuje żargonu sejfu — w polu Hasło jest przekazano serwisowi.
Nie trzymaj haseł tylko w notatce protokołu na stałe — odsłaniaj je oczkiem z karty sprawy / klienta, pełna lista zostaje w Sejfie.

Dokumenty po serwisie

Po zatwierdzeniu protokołu przyjęcia na karcie sprawy widać Dokumenty po serwisie. To osobny blok od formularza przyjęcia.

Protokół wydania / odbioru — potwierdza wydanie sprzętu. Najpierw zbierz podpis odbioru; nie zastępuje podpisu przyjęcia.
Raport diagnostyczno-serwisowy — uzupełnij przynajmniej diagnozę albo wykonane czynności, zapisz szkic, potem utwórz lub zaktualizuj PDF.

„Zakończ obsługę” na sprawie nadal zamyka sprawę; sam PDF wydania tego nie robi.

PDF wydania i raportu też lądują w Dokumentach na karcie klienta, z osobnymi typami.
Regulamin na ekranie jest zwinięty; wydruk / PDF nadal mają pełny tekst.

Szablony dokumentów

Admin może ustawić szablony (regulamin, protokół wydania, klauzule). Szukaj ich w ustawieniach CRM / dokumentach serwisowych. Dzięki temu każdy technik generuje spójny dokument.

Zmiana szablonu wpływa na nowe dokumenty — sprawdź podgląd przed sezonem wzmożonych przyjęć.
Branding (logo, kolory) raportów ustawiasz w Preferencjach firmy.