CRM — klienci, sprawy, oferty

Jak prowadzić klienta od karty firmy przez sprawę serwisową aż do oferty i dokumentu.

Dashboard CRM

CRM → Dashboard to poranny kokpit: blok Zacznij tutaj, klikalne KPI, kolejka Wymaga uwagi oraz listy spraw i wycen.

Zacznij od Zacznij tutaj — najwyższy priorytet (np. sprawy punktu, wyceny, terminy).
Klient oddaje sprzęt: Przyjęcie do serwisu na tym kokpicie (albo na Sprawach / w menu Nowe).
KPI są klikalne: klienci, otwarte sprawy, wyceny do domknięcia, zysk netto.
Domknij kolejki poniżej albo przejdź skrótem do Serwisu / Kalendarza.

KPI Wyceny do domknięcia liczy szkice i przygotowane oferty — ta sama liczba co lista na dashboardzie (nie myl z akceptacją wycen z 30 dni w migawce finansowej).
Odśwież dane przyciskiem w nagłówku; etykieta Dane z … pokazuje czas ostatniego pobrania.
Klik w automatyczny termin na dashboardzie (umowa, licencja, sprzęt) albo wycenę z listy „do domknięcia” otwiera kartę; Anuluj / Esc wraca na Dashboard.
Wyszukiwarka CRM i filtry list (klienci, kontakty, sprawy): imię, temat i opis od początku słowa (np. „darek” nie trafi w „przegladarek”). NIP, telefon, e-mail i numer protokołu nadal po fragmencie. Wycena i dokument z wyników wracają Anuluj / Esc na stronę, z której szukałeś.
Przycisk ? Pomoc na karcie opisuje ten sam przepływ.

Klienci, kontakty, lokalizacje

Zacznij od karty klienta: dane firmy, kontakty (osoby), lokalizacje. Do klienta możesz podpiąć sprzęt i powiązania z urządzeniami RMM, żeby technik widział kontekst w jednym miejscu.

CRM → Klienci → Dodaj klienta (nazwa, NIP, dane kontaktowe). Lista nie pokazuje treści notatek — ikona notatki otwiera pełny tekst. Lista kontaktów i partnerów też nie wozi notatek (ikona / edycja / CSV). Lista spraw nie wozi opisu (w tym protokołu) — jest na karcie, w edycji i w CSV.
Przy firmie wpisz NIP i Pobierz z GUS po NIP — to samo jest po Edytuj w nagłówku karty klienta. GUS uzupełnia tylko puste pola.
Nowy klient dostaje strefę czasową Twojej firmy IT i Ciebie jako opiekuna; na liście widać e-mail logowania i możesz wybrać inną osobę.
Na karcie klienta dodaj kontakt (imię, nazwisko, e-mail, telefon — reszta pod „Więcej szczegółów”) i lokalizację (oddział / adres).
Jeśli masz urządzenie w RMM u tego klienta, powiąż je przy sprzęcie / lokalizacji, gdy dostępne.

Kartę klienta otwieraj zawsze, gdy klient dzwoni — masz historię spraw i dokumentów.
Telefon i e-mail na karcie klienta (oraz telefon lokalizacji) pojawiają się w companionie na wizycie jako Telefon / SMS / WhatsApp / e-mail. Na karcie klienta w apce W serwisie pokazuje markę i model sprzętu (nie tylko „Laptop”), numer protokołu i temat przyjęcia.
Lokalizacje pomagają przy wielu oddziałach tej samej firmy. Nowa lokalizacja bez własnej strefy bierze strefę klienta. Z listy Lokalizacje pole klienta jest puste, dopóki go nie wybierzesz; filtr jednej firmy podstawia tego klienta.
Na karcie klienta nazwa lokalizacji albo abonamentu otwiera kartę; Anuluj wraca na kartę.
Wyślij e-mail na karcie otwiera korespondencję z tym klientem; Anuluj / Esc / klik w tło wraca na kartę.
Zakładka E-mail na karcie pokazuje ostatnie 20 wiadomości; pełna skrzynka jest w Komunikacja.
Zakładka Wyceny na karcie pokazuje do 80 ostatnich wycen i ofert; suma netto jest z serwera. Zdjęcia produktów, pozycje, szkice AI oraz notatki/warunki wyceny są w podglądzie / edycji, nie na liście. Lista ofert nie wozi notatek ani pełnych kart klienta/partnera.
Na telefonie Szybkie akcje otwiera listę od dołu ekranu (przewijaną). Edytuj zostaje w nagłówku; e-mail i utworzenie firmy w RMM są w tej liście, żeby nie zasłaniały karty.
Na karcie klienta → Kontakty akcje są w menu ☰. Usuń kasuje kontakt, gdy ta firma jest jedyna; Usuń z firmy odpina osobę, która ma też inne firmy. To samo jest na liście kontaktów z filtrem firmy. Na karcie partnera i w nagłówku karty kontaktu Usuń kasuje cały rekord (przy kilku firmach potwierdzenie o tym mówi). Żeby zdjąć tylko jedną firmę, użyj ☰ Usuń z firmy albo × przy nazwie na karcie kontaktu. Po odpięciu powrót nie idzie na firmę, z której osoby już nie ma (także z listy kontaktów z filtrem firmy). „Wyślij dostęp do portalu” pojawia się tylko gdy firma jest powiązana z RMM (opieka IT) i kontakt ma e-mail — bez opieki ten przycisk nie jest potrzebny. Jeśli komunikat mówi, że e-mail jest już w innej firmie: w CRM możesz tego nie widzieć (e-mail logowania RMM jest jeden). Nieużywane konto bez hasła przy ponownej wysyłce przechodzi do tej firmy. Usunięcie kontaktu zwalnia też jego login do portalu, gdy żaden inny kontakt go nie używa — wtedy ten sam e-mail można zaprosić w innej firmie. Aktywne konto nadal podpięte do kontaktu w innej firmie trzeba tam usunąć albo zmienić e-mail.
Na karcie kontaktu, gdy portal już jest założony, Wyślij reset hasła wysyła mail z linkiem (ten sam przepływ co reset z logowania). Jeśli toast mówi, że token powstał, a mail nie wyszedł — sprawdź SMTP.
Hasło z przyjęcia komputera jest na karcie od razu (Hasła serwisowe pod nazwą — oczko przy kropkach). Na sprawie przyjęcia to samo oczko jest pod tytułem sprawy i w polu Hasło w protokole. Sejf zostaje do pełnej listy wpisów (router, poczta). Szczegóły: Sprzęt, licencje i sejf.

Skrzynki CRM (IMAP i M365)

CRM → Ustawienia poczty → Skrzynki to osobny hub od maili o alertach RMM. Dodaj skrzynkę, przetestuj połączenie, potem ustaw nadawców i stopkę HTML.

IMAP: adres e-mail, host, port, Bezpieczne TLS, użytkownik i hasło. Wychodzący SMTP jest potrzebny, gdy odpowiadasz jako ta skrzynka (zwykle port 587; pełny SSL tylko na 465).
Microsoft 365: token dostępu (wymagany), opcjonalny token odświeżania, data wygaśnięcia, opcjonalny użytkownik. Nie wklejaj tokenów produkcyjnych w sesji współdzielonej.
Zakres dat sync Wszystkie sięga maili sprzed do 10 lat (np. 2017). Puste hasło przy edycji zostawia zapisany sekret.

Hub Komunikacja pokazuje tylko ostatnie wiadomości i dokumenty (typy jak „Protokół przyjęcia”). Pełna skrzynka jest w Korespondencji — lista nie wczytuje treści HTML, dopiero otwarcie maila. Nowy wpis w korespondencji ma puste pole klienta, dopóki go nie wybierzesz; filtr jednej firmy podstawia tego klienta.

Współrzędne na mapie (WGS84)

Na liście lokalizacji CRM możesz podać szerokość i długość (WGS84) — nawigacja trasy wizyt jest wtedy dokładniejsza niż sam adres. To pole opcjonalne.

CRM → Lokalizacje → dodaj albo edytuj lokalizację (klik w nazwę na liście też otwiera kartę). Lista nie wozi notatek lokalizacji — pełny tekst jest w edycji i w CSV.
Uzupełnij adres, potem Pobierz współrzędne z adresu, albo kliknij mapę / przeciągnij pinezkę.
Zapisz. Wyczyść współrzędne, gdy punkt ma wrócić do samego adresu.

Podaj obie współrzędne albo zostaw obie puste — jedno wypełnione pole jest odrzucane.
Pinezka niezgodna z ulicą: popraw adres i geokoduj ponownie, albo przesuń pinezkę ręcznie.

Sprawa CRM vs ticket RMM — kiedy co

Pakiet Serwis (crm_desk): pracujesz tylko sprawami CRM (punkt / przyjęcie). Ticketów RMM i floty nie ma — nie szukaj powiązania firmy RMM ani „Utwórz ticket RMM”.

Pakiety z opieką IT (Starter+): sprawa CRM jest źródłem prawdy do raportów dla klienta (ile spraw, terminy, rozliczenia). Ticket RMM to praca techniczna na urządzeniu floty — dodaj go, gdy trzeba coś wykonać na komputerze.

Klient warsztatowy / punkt → CRM → Sprawy lub Przyjęcie do serwisu (protokół).
Stały klient opieki dzwoni → CRM → Sprawy (lub karta klienta) → Dodaj sprawę; ticket RMM opcjonalnie przy sprzęcie z RMM.
Problem wykryty przez RMM (alert) → ticket RMM, potem sprawa CRM powiązana z ticketem (tylko gdy masz flotę).

Chcesz to w raporcie dla klienta? Zawsze Sprawa CRM.
Wykonujesz pracę na urządzeniu floty? Ticket RMM (powiąż ze sprawą, jeśli już istnieje).
Na Serwisie nie ma ticketów — wystarczy sprawa i protokół.
Alert / awaria backupu: ticket → sprawa (link createFromTicket, jeśli dostępny).

Sprawy i SLA (przeterminowane)

Karty SLA na liście spraw (otwarte / przeterminowane / dziś / 7 dni) liczą otwarte sprawy według terminu realizacji.

Na liście status (lista wyboru) i priorytet (kolorowy znacznik) są osobno. Nieokreślony oznacza brak priorytetu — to nie jest drugi status.

Filtr segmentu Oba pokazuje obie kolejki (Opieka IT i Serwis), nie tylko klientów z kategorią Oba. Klienci oznaczeni Oba wchodzą też do filtra Opieka i Serwis.

Przyjęcie (punkt) ≠ opieka (kontrakt)

Przyjęcie do serwisu — głównie klienci warsztatowi / punkt: protokół, termin warsztatu z priorytetu (4/8/24/72h). Nie bierze SLA z umowy opieki. Wpisz firmę, osobę, telefon albo e-mail — początek nazwy wystarczy. Jeśli karta już jest (firma albo osoba prywatna), system ją pokaże zamiast robić duplikat. Szczegóły: Przyjęcie do serwisu i protokoły.
Opieka IT — stały klient z pakietem: przy tworzeniu wybierasz zdalnie / przyjazd; puste pole terminu → slaRemoteHours albo slaOnSiteHours z umowy, inaczej priorytet; godziny pakietu rozliczasz osobno (workMinutes).

W pakiecie Serwis (crm_desk) albo gdy nie masz klientów opieki UI pokazuje tylko punkt (bez pasa Opieka i pakietów godzin). Gdy masz opiekę, Dashboard i Serwis pokazują dwa światy: serwis warsztatowy vs flota / aktualizacje / godziny z umowy.

Na hubie Serwis lista Sprzęt przyjęty na serwis otwiera kartę sprzętu (gdy nie ma agenta RMM). Anuluj albo Esc wraca na hub — nie zostajesz na pełnej liście sprzętu. Hub ładuje tylko kilka ostatnich spraw i pozycji sprzętu w serwisie.

Nowa sprawa z huba otwiera formularz na liście spraw; Anuluj / Esc / klik w tło wraca na hub. Nowa sprawa i przyjęcie przypisują Ciebie jako osobę odpowiedzialną, chyba że wybierzesz kogoś innego.

Z ticketu RMM Utwórz sprawę w CRM otwiera ten sam formularz; Anuluj wraca na ticket albo podgląd — nie zostajesz na liście spraw.

Kliknij „Przeterminowane”, żeby zobaczyć otwarte sprawy z przekroczonym terminem.
Po zakończeniu sprawy (albo anulowaniu / przesunięciu terminu) liczba na karcie i lista odświeżają się od razu.
Odśwież SLA w nagłówku każe schedulerowi stemplować przeterminowanie na nadal otwartych sprawach po terminie — to nie jest przeładowanie strony.
Utwórz sprawę kontynuacyjną (na karcie sprawy) otwiera nową sprawę dla tego samego klienta / sprzętu; temat dostaje „ (kontynuacja)”, minuty pracy startują od 0. Anuluj / Esc / klik w tło wraca na kartę sprawy.
Ticket RMM ma osobne SLA (godziny robocze / pierwsza odpowiedź) — np. awaria backupu.
Utwórz wycenę z karty sprawy otwiera formularz wyceny; Anuluj / Esc / X wraca na sprawę (klik poza oknem wyceny jej nie zamyka).
Dodaj wpis (korespondencja) z karty sprawy otwiera nowy wpis e-mail z tą sprawą; Anuluj / Esc / klik w tło wraca na sprawę.

Oferty, wyceny i dokumenty

Z CRM prowadzisz follow-up handlowy: oferty/wyceny, dokumenty i protokoły. Po zakończeniu sprawy możesz wystawić dokument albo przejść do oferty kolejnej usługi — bez przenoszenia danych do osobnego arkusza.

Oferty i wyceny trzymaj przy właściwym kliencie — łatwiej wrócić przy odnowieniu umowy.
Szybka oferta: wklej opis z hurtowni i Osobne produkty — każdy towar z własną ceną to karta. Złóż jako jeden zestaw bierze listę części i jedną cenę końcową (np. „cena sprzedaży 3400 zł brutto”) i robi z tego jedną kartę. Nazwa zestawu jest opcjonalna. Kolejne kliknięcie dopisuje i nie kasuje poprzednich. Gdy są co najmniej dwie karty, Zredaguj opisy względem siebie porównuje je przed zapisem. Zapisz ofertę nie otwiera PDF od razu — potem wybierasz Pobierz PDF (z sumą) albo Pobierz PDF (bez sumy). To samo pojawia się po Zapisz w edycji oferty. Żeby zacząć od zera, użyj Wyczyść listę.
Gdy klient wybierze jeden wariant z oferty bez sumy, ustaw status Zaakceptowana i użyj Przenieś do wycen. Odznacz produkty, których nie bierze — do wyceny idą tylko zaznaczone.
Zarobek na ofercie z kilkoma wariantami nie jest prawdziwym zyskiem. Lista na karcie klienta dodawałaby marżę wszystkich komputerów naraz, a klient wybiera jeden. Dlatego przy więcej niż jednej pozycji kolumna Zarobek netto pokazuje „—”. Marża liczy się na wycenie, po przeniesieniu wybranego produktu.
Wyślij mailem jest na liście ofert i w zakładce Wyceny na karcie klienta. W oknie wybierasz Wyślij PDF (z sumą) albo Wyślij PDF (bez sumy).
W edycji oferty Dodaj produkt z tekstu (AI) ma te same dwa przyciski. Istniejące pozycje zostają.
Zdjęcia pozycji: przeciągnij pliki na pole Zdjęcia albo użyj Dodaj zdjęcia (do 5 na pozycję). Na telefonie zostaje przycisk — podpowiedź o przeciąganiu jest ukryta. Zdjęcie z plakietką ★ Główne jest największe na karcie PDF. Żeby wybrać inne, kliknij Ustaw główne pod nim. Na karcie PDF widać do 3 zdjęć: pod głównym jest drugie w tym samym rozmiarze albo drugie i trzecie obok siebie.
Przy kilku kartach produktów Zredaguj opisy względem siebie porównuje pozycje (dla kogo, czym się różnią, bez ogólników). Cofnij opisy przywraca poprzedni tekst, dopóki nie zapiszesz oferty. AI przy dodawaniu z tekstu też widzi pozycje już w ofercie.
Status oferty lub wyceny zmienisz od razu z listy wyboru w kolumnie Status: na listach Oferty i Wyceny oraz w zakładce Wyceny na karcie klienta (potrzebne uprawnienie do edycji wycen). Bez tego uprawnienia widzisz tylko znacznik statusu.
Lista pozycji w szybkiej ofercie, ofercie i wycenie nie przewija się w bok: na szerokim ekranie to tabela, a gdy okno jest węższe (telefon, tablet w pionie), każda pozycja wyświetla się jako karta z podpisanymi polami.
Z maila, raportu, historii na karcie klienta albo powiązanej wyceny/oferty Anuluj / Esc / zapis wraca tam, skąd otworzyłeś kartę.
Utwórz wycenę z karty sprawy: Anuluj / Esc / X wraca na sprawę (klik poza oknem wyceny jej nie zamyka).
Dodaj wpis (korespondencja) z karty sprawy otwiera nowy e-mail z tą sprawą; Anuluj wraca na sprawę.
Na karcie klienta (Sprzęt / Dokumenty / Lokalizacje / Abonamenty) i na karcie partnera (dokumenty) nazwa otwiera kartę w CRM; Pobierz zostaje osobnym przyciskiem. Anuluj wraca na kartę. Zakładka Dokumenty na karcie pokazuje do 80 ostatnich plików.
Na liście Dokumenty klik w nazwę otwiera kartę; Pobierz jest w menu wiersza. Lista pokazuje pierwsze 200 dokumentów i nie wozi notatek — pełny tekst jest w edycji i w CSV. Przy dodawaniu klient i partner są puste — wybierz z listy; filtr jednej firmy albo partnera podstawia ten wybór.
Na liście Usługi i towary klik w nazwę otwiera kartę; Anuluj zostawia Cię na liście.
Na listach CRM (kontakty, sprawy, lokalizacje, sprzęt, sejf, dokumenty, licencje, abonamenty, wyceny i oferty) oraz w kalendarzu filtr klienta to jedno pole: wpisz nazwę lub e-mail i wybierz z podpowiedzi. Zagnieżdżona firma na listach lokalizacji, sejfu, licencji, abonamentów i zadań jest bez notatek — pełna karta jest w edycji.
Numer wyceny na sprawie otwiera podgląd; Zamknij wraca na sprawę. Martwy odnośnik podglądu zostawia Cię na liście wycen (kolejne Anuluj nie wraca na dashboard).
Podgląd wyceny i oferty w panelu używa motywu (jasny/ciemny) — to nie jest biała kartka na ciemnym tle. PDF / e-mail do klienta zostaje białym dokumentem. Okno edycji sprzętu — w tym blok Zdalny pulpit (AnyDesk / TeamViewer) — też trzyma motyw panelu.
Protokoły serwisowe korzystają z podpisu użytkownika (ustaw w profilu, jeśli wymagane).
Maile i dokumenty możesz przypinać do spraw, żeby historia kontaktu była kompletna.

Dokumenty po serwisie

Na karcie sprawy, po zatwierdzeniu protokołu przyjęcia, Dokumenty po serwisie mieszczą protokół wydania / odbioru i raport diagnostyczno-serwisowy. Podpis odbioru nie zastępuje podpisu przyjęcia. Pełne kroki: Przyjęcie do serwisu i protokoły.